27.12.2017

ОТЧЕТ

о работе архивного отдела администрации муниципального образования

город-курорт Геленджик за 2017 год

Приоритетными направлениями в деятельности архивного отдела администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее-архивный отдел) в 2017 году являлись:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

продолжение осуществления мероприятий по повышению безопасности архивных фондов, обеспечению строгого соблюдения охранного и противопожарного режимов;

соблюдение нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей, проведению цикличной проверки наличия и состояния документов на основе долгосрочных планов;

принятие мер по усилению контроля за сохранностью архивных документов в читальном зале в свете решения Верховного Суда Российской Федерации от 28 марта 2016 года, разрешающего самостоятельное копирование архивных документов пользователями;

продолжение работы по ведению централизованного автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, представление в установленном порядке программного комплекса «Архивный фонд»;

в сфере комплектования:

продолжение работы по формированию Архивного фонда Российской Федерации, в том числе по комплектованию документами общественно-политических организаций, коллекциями и личными фондами, аудиовизуальными документами, видеодокументами, в том числе на электронных носителях;

принятие мер по своевременному упорядочению, учету и обеспечению сохранности документов постоянного срока хранения, связанных с выборами в 2014-2016 годах;

оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций - источников комплектования;

организация работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций, по контролю за подготовкой документов к передаче на постоянное хранение;

продолжение формирования электронного реестра о местонахождении документов ликвидированных организаций;

участие в конкурсе «Лучшая опись – 2017» описей дел постоянного хранения местных отделений политических партий, общественных профсоюзных организаций;

в сфере использования архивных документов:

внедрение Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства 1 сентября 2017 года № 143;

участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных 100-летию Великой российской революции 1917 года, 100-летию Первой мировой войны, 80-летию образования Краснодарского края;

подготовка и проведение историко-документальных выставок, посвященных юбилейным и праздничным датам;

участие в XII краевой научно-практической конференции Краснодарского краевого отделения российского общества историков-архивистов «История Кубани в истории России»;

расширение доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации через сеть Интернет путем размещения на web-странице архивного отдела официального сайта администрации муниципального образования город-курорт Геленджик электронных описей и образов документов и фотографий;

увеличение доли архивных документов и информационно-поисковых систем к ним, переведенных в электронный формат и доступных в режиме удаленного доступа;

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

участие в расширенной коллегии (совете) министерства культуры Краснодарского края по итогам работы за 2016 год и задачах на 2017 год;

внедрение и расширение применения в деятельности принципов открытости, в том числе своевременное и регулярное представление информации для размещения на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик;

участие в курсах повышения квалификации муниципальных служащих по теме: «Повышение эффективности деятельности государственных и муниципальных архивов в современных условиях»;

информационное обеспечение (выставки, статьи, телепередачи и др.) мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами;

продолжение работы по обновлению раздела архивного отдела на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик;

проведение мероприятий, посвященных Дню архивов (март) и Дню работников архивной службы Краснодарского края (октябрь).

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В 2017 году архивным отделом был проведен следующий комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов:

переплет и подшивка документов в количестве 51 ед. хр. (по плану – 50) фонда № Р-9 «Исполнительный комитет Геленджикского городского Совета народных депутатов», фонда № 206-Р «Администрация Архипо-Осиповского внутригородского округа» и фонда № 480-Л закрытое акционерное общество «Ритм»;

ремонт листов в количестве 157 фонда № 206-Р «Администрация Архипо-Осиповского внутригородского округа» (план - 60);

восстановление угасающих текстов в количестве 29 листов постановлений главы администрации поселка Архипо-Осиповка за 1993 год (план – 20);

проверка наличия и физического состояния документов:

- на бумажной основе (управленческой документации и документов по личному составу) 3379 ед. хр. (план 1300).

Проверены следующие фонды: 455-Л «ОАО Геленджикский лесопункт», 148-Л «Ресторан «Яхта», 33-Р «Архипо-Осиповский поселковый Совет депутатов трудящихся», 42-Р «Отдел строительства и ремонта автодорог Геленджикского райисполкома», 64-Р «ЗАО Аграрно-промышленная компания «Геленджик», 115-Р «Финансовое управление департамента по финансам, бюджету и контролю Краснодарского края в городе-курорте Геленджик», 157-Р «Геленджикский Горкоопторг», 158-Р «Базовый санаторий им. М.В. Ломоносова», 189-Р «Архипо-Осиповский подрайон Новороссийского лесозаготовительного производственного района», 191-Р «Геленджикская пограничная комендатура Пограничного отряда войск объединенного государственного политического управления», 192-Р ««Береговская сельская почтово-телеграфная контора»;

- электронных аудиовизуальных документов – 269 ед. уч./10 ед. хр. (план - 269/10);

- картонирование документов – 1302 ед. хр.

За 2017 год в программный комплекс «Архивный фонд» были включены:

- записи о 8 новых фондах организаций-источников комплектования и ликвидированных организаций и об 1 организации-источнике комплектования, впервые сдавшей документы в архивный отдел;

- информация об изменениях в составе действующих фондов в связи с приемом дел постоянного хранения и по личному составу.

Всего в программный комплекс «Архивный фонд» в 2017 году была введена информация о 1302 ед.хран., в том числе информация о 9 новых фондах.

Общее количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета «Архивный фонд», по состоянию на 1 января 2018 года составляет 574 фондов, 40 674 ед. хран., 611 описей постоянного хранения и по личному составу.

Консервационно-профилактическая обработка документов, реставрационные работы, создание страхового фонда, дезинфекция и дезинсекция документов из-за отсутствия необходимого оборудования в 2017 году не планировалась и не проводилась.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство деятельностью

архивов организаций

По состоянию на 1 января 2018 года в списках источников комплектования архивного фонда муниципального образования город-курорт Геленджик значится 36 организаций. Согласно решению экспертно-проверочной комиссии при министерстве культуры Краснодарского края от 28 апреля 2017 года № 49/13.3-44, в список организаций-источников комплектования было включено Геленджикское местное отделение Краснодарского регионального отделения Всероссийской политической партии «Единая Россия».

Архивным отделом был проведен следующий комплекс работ с организациями-источниками комплектования по формированию Архивного фонда Российской Федерации:

принято от организаций:

- управленческой документации - 1056 ед.хран. (план - 520);

- документов по личному составу – 205 ед.хран. (план – 45);

- документов коллекции по истории муниципального образования город-курорт Геленджик – 41 ед.хран. (план – 10).

Также подготовлены и приняты на постоянное хранение фото-, видеодокументы, созданные в рамках инициативного хранения архивного отдела:

- фотодокументов на традиционных носителях – 30 ед.хр. (план - 30);

- фотодокументов на электронных носителях – 133/7 ед. уч./ед.хр. (план – 50/4);

- видеодокументов на электронных носителях – 90/2 ед. уч./ед.хр. (план 50/2).

В составе принятой на хранение управленческой документации наибольший интерес представляют документы:

- фонда Р-198 «Администрация муниципального образования город-курорт Геленджик» за 2011 год. Общий объем принятых документов - 268 ед.хран. управленческой документации (нормативные правовые акты администрации, протоколы собраний, совещаний, постояннодействующих комиссий, отчеты, справки, информация по различным направлениям деятельности администрации, о работе общественных формирований, а также договоры приватизации муниципального жилого фонда). К описям составлено обширное предисловие, где кратко приведены сведения о развитии муниципального образования город-курорт Геленджик, перечень наиболее значимых мероприятий, проведенных в 2011 году.

Также интересны документы фонда Р-214 «Коллекции по истории муниципального образования» в количестве 41 ед.хран. В опись №1 «Документы по истории города-курорта Геленджик» вошли статьи, очерки, заметки, исследовательские работы жителей и гостей города за разные годы.

Опись №2 «Документы по истории сел и поселков города-курорта Геленджик» представлена документами, фотографиями, переданными жителями сел и поселков, краеведами, экскурсоводами, учителями кубановедения.

Опись № 6 «Знатные люди города-курорта Геленджик» включает в себя документы об известном спортсмене Дмитрии Пироге, информацию о гражданах и трудовых коллективах, чьи имена были занесены на городскую Аллею Славы, о гражданах, которым было присвоено звание «Почетный гражданин муниципального образования город-курорт Геленджик», которые награждены медалью «За достойный вклад в развитие муниципального образования город-курорт Геленджик». Также в опись вошли документы о жителях города, сел и поселков конца XIX-начала XX веков.

Качество научно-технической обработки поступивших документов хорошее, соответствует всем требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях.

Трудности в организации работы по комплектованию по всем источникам комплектования: текстовые документы, фотографии в текущем делопроизводстве существуют в электронном виде, в том числе и годовые отчеты, анализы. При комплектовании документами ведомственного архива приходится искать и распечатывать эти документы с электронных носителей.

В 2017 году было проведено описание и включение в состав Архивного фонда Российской Федерации (утверждение описей на ЭПК):

- 2075 ед.хран. управленческой документации организаций - источников комплектования (список организаций прилагается), что составляет 100% упорядочения;

- 41 ед.хран. документов личного происхождения (коллекция документов по истории муниципального образования город-курорт Геленджик) (план-10);

- 30 ед.хр. - фотодокументов на традиционных носителях (план - 30);

- 133/7 ед. уч./ед.хр. фотодокументов на электронных носителях (план-50/4);

- 90/2 ед. уч./ед.хр. видеодокументов на электронных носителях (план- 50/2).

За период с января по декабрь 2017 года работниками архивного отдела проводилось комплексное изучение 10 и тематическое изучение работы 10 организаций-источников комплектования архивного отдела по одному из направлений деятельности: обеспечение сохранности, комплектование, учет, использование документов.

Цель данных мероприятий: сохранность документов постоянного срока хранения и по личному составу, изучение состояния ведомственных архивов, оказание практической помощи по вопросам ведения архива.

Анализ результатов показал, что состояние ведомственного хранения документов в организациях-источниках комплектования, в основном, соответствует требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях.

Все организации-источники комплектования имеют согласованные с архивным отделом номенклатуры дел, составленные с учетом введения в действие нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, и организаций, с указанием сроков хранения, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций.

За 2017 год архивным отделом были согласованы 35 номенклатур дел организаций-источников комплектования и некоторых муниципальных учреждений.

Члены экспертных комиссий организаций-источников комплектования архивного отдела принимают участие в семинарах, которые проводят работники архивного отдела.

В 2017 году было проведено 5 семинаров и 1 совещание для работников делопроизводственных служб организаций-источников комплектования архивного фонда по вопросам обеспечения сохранности документов ведомственного архива, составления номенклатуры дел с учетом по вопросам сохранности документов по личному составу.

Категория участников - ответственные за ведение делопроизводства и кадровую работу в организациях-источниках комплектования муниципального архива, организаций и предприятий города.

По состоянию на 1 декабря 2017 года составлены и представлены в архивный отдел паспорта всех 36 организаций-источников комплектования архивного отдела.

Также был проведен мониторинг состояния сохранности и упорядочения документов по личному составу дошкольных образовательных и общеобразовательных учреждений муниципального образования город-курорт Геленджик по состоянию на 1 июля 2017 года, его итоги были размещены на официальном сайте администрации и представлены к сведению заместителя главы муниципального образования города-курорта Геленджик, курирующего вопросы социальной сферы.

Работа по сохранности документов по личному составу

В 2017 году был проведен мониторинг состояния сохранности и упорядочения документов по личному составу дошкольных образовательных и общеобразовательных учреждений муниципального образования город-курорт Геленджик.

Анкеты для мониторинга состояния сохранности и упорядочения документов по личному составу были направлены в 34 дошкольных образовательных и 16 общеобразовательных учреждений муниципального образования город-курорт Геленджик.

Проверка наличия и состояния архивных документов в архивах учреждений проводилась в целях установления фактического наличия единиц хранения (документов) и соответствия их количеству, числящемуся в учётных документах. В ходе проверки осуществлялось:

- установление фактического количества единиц хранения (документов), находящихся на хранении в архиве;

- выявление и устранение недостатков в учёте единиц хранения (документов), находящихся на хранении в архиве;

- выявление отсутствующих единиц хранения (документов) и организация их розыска;

- выявление и учёт единиц хранения (документов), требующих технической обработки.

В 14 учреждениях сотрудники, ответственные за делопроизводство и ведение архива, а также их руководители не владели информацией о месте нахождения документов по личному составу за некоторые периоды деятельности учреждения. Специалистом архивного отдела была оказана консультативная помощь в розыске указанных документов, в результате чего их местонахождение было определено.

По 2 учреждениям были организованы выезды специалиста архивного отдела. В результате проведения розыскных мероприятий документы были найдены.

По итогам мониторинга было установлено, что в проверенных 34 дошкольных образовательных и 16 общеобразовательных учреждениях муниципального образования город-курорт Геленджик находится на хранении 11 693 единицы хранения.

В 6 учреждениях были выявлены отсутствующие единицы хранения, причины утраты которых неизвестны (при смене руководителя не передавались).

В 8 учреждениях были выявлены отсутствующие единицы хранения за период военного и послевоенного времени.

В 43 учреждениях были выявлены документы, требующие технической обработки.

Руководителям вышеуказанных дошкольных образовательных и общеобразовательных учреждений муниципального образования город-курорт Геленджик были даны следующие рекомендации:

- выделить для архива (по возможности) отдельное помещение (или закупить архивный шкаф), отвечающее нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов;

- оснастить помещение стационарными или передвижными металлическими стеллажами (или деревянными стеллажами, обработанными огнезащитными составами);

- произвести упорядочение дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.

В 2017 году было изучено 5 организаций, находящихся в стадии банкротства. Утраты документов в проверенных организациях не обнаружено.

Принято на хранение 8 фондов, 205 единиц хранения.

Регулярно пополняется электронный реестр о местах хранения документов по личному составу ликвидированных организаций и предприятий.

Своевременно размещается информация о приеме новых фондов на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик.

3. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата

Для обеспечения доступа пользователям к архивным документам в 2017 году проводилась работа по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата.

В 2017 году была продолжена работа по сканированию архивных документов и фотографий и оцифровке описей фондов источников комплектования и по личному составу.

Сканирование документов проводилось на планетарном сканере – электронно-оптическом приборе для преобразования изображения в цифровую форму «OPTIMA-V А2» и поточном сканере Epson V 500.

Объем документов, переведенных в цифровой формат, за 2017 год составил: фотодокументов - 133 ед. уч., документов - 5 ед.хр. (1195 листов).

Приоритетным направлением в работе архивного отдела на 2017 год оставалась работа по переводу в цифровой формат описей дел постоянного хранения и по личному составу.

На 1 января 2018 года в архивном отделе числится: 112 описей управленческой документации, 489 опись по личному составу, 7 описей документов личного происхождения. Все описи в полном комплекте.

Всего за 2017 год оцифрованы:

- 59 годовых разделов описей постоянного хранения организаций - источников комплектования;

- 8 описей по личному составу ликвидированных организаций (41 л.)

Всего на 1 января 2018 года в цифровой формат переведены все 100 % описей архивного отдела:

- 112 описей дел постоянного срока хранения;

- 480 опись дел по личному составу ликвидированных предприятий.

Новая каталогизация управленческой документации в 2017 году не проводилась в связи с ведением тематических электронных реестров.

4. Предоставление информационных услуг и использование документов

С целью организации информационного взаимодействия по обмену документами социально-правового характера в электронном виде между территориальным отделением ПФР в городе-курорте Геленджике и архивным отделом заключено соглашение № 62 от 14 октября 2011 года «Об информационном взаимодействии между Управлением пенсионного фонда Российской Федерации (ГУ) в городе-курорте Геленджике и администрацией муниципального образования город-курорт Геленджик».

По электронной почте VIPNet (деловая почта) от Геленджикского отделения ПФР за 2017 год поступило всего 184 запроса, на 95 запросов больше, чем в прошедшем году.

За 2017 год сотрудниками архивного отдела было проведено 43 мероприятия, а именно 9 выставок, 8 статей, 10 экскурсий, лекций, уроков, подготовлены материалы для 7 передач, оформлены 9 стендов.

В этом разделе работы хочется отметить проводимые по инициативе руководства администрации муниципального образования город-курорт Геленджик регулярные ознакомительные экскурсии (посещение выставок) в архивный отдел школьников старших классов и студентов учебных заведений муниципального образования город-курорт Геленджик с целью знакомства с работой администрации, в том числе архивного отдела.

Информация обо всех экскурсиях освещается в городских телепрограммах, печатных и электронных средствах массовой информации.

В 2017 году в архивном отделе продолжала работать интерактивная выставка по документам фотофонда «Геленджик - сквозь время полет». Посредством интерактивного телеэкрана проводится демонстрация подборок фотографий старого (дореволюционного, довоенного) и современного Геленджика.

Виртуальная выставка архивных документов, представленная на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, пополнилась новыми разделами и сегодня состоит из 14 экспозиций. Каждая экспозиция представляет собой подборку архивных документов по истории Геленджика и о знаменитых геленджичанах. В соответствии с планом мероприятий по празднованию 80-летия образования Краснодарского края и 225-летия начала освоения казаками кубанских земель, а также Года экологии, сотрудниками архивного отдела были подготовлены и размещены на сайте тематические подборки архивных документов.

Так, экспозиция «Городу-курорту – зеленый наряд. Подборка статей по озеленению города в 60-е годы» привлекла внимание 356 посетителей сайта администрации. А экспозиция «За чистоту города. Подборка статей по благоустройству и санитарному состоянию города» - 209.

По документам архивного отдела были подготовлены 2 публикации в научный историко-архивный альманах «Вестник архивиста Кубани»:

- «Кто вы, мадам Фирсова?». Автор статьи краевед Ю.В. Митрофаненко описывает жизнь Любовь Георгиевны Фирсовой, которая была тем человеком, благодаря которому еще в начале XX века сформировался оригинальный бренд геленджикского виноделия. Ее образ и через 100 лет украшает один из видов продукции, выпускаемой ЗАО АПК «Геленджик», а имя и сегодня продолжает работать на имидж курорта. Статья была опубликована в городских газетах «Прибой» и «Неделя Геленджика».

- «Александр Кривонос: фотограф с большой буквы». Автор статьи старший научный сотрудник Геленджикского историко-краеведческого музея О.М. Фадеева по архивным документам восстанавила биографию известного фотографа, с работами которого сегодня можно ознакомиться не только в музее, но и в местных кафе, - они украшают интерьеры гостиниц Геленджика, их можно приобрести на память в городском фотосалоне.

Краевед, член геленджикского отделения Российского общества историков-архивистов Ю.В. Митрофаненко на протяжении нескольких лет изучал названия различных географических объектов, расположенных на территории города-курорта Геленджик. За это время было изучено множество документов, в том числе все метрические книги, находящиеся на хранении в архивном отделе. Собрано, систематизировано и проанализировано порядка 600 названий, которые когда-либо были зафиксированы на этих землях. Результаты этого исследования - в статье «Осторожно – топонимы», опубликованной в городской газете «Неделя Геленджика».

Ученики средних общеобразовательных школ муниципального образования город-курорт Геленджик также работали с архивными документами для участия в краевом этапе V Всероссийского конкурса юношеских учебно-исследовательских работ «Юный архивист» (далее –Конкурс). Работа ученика МБОУ СОШ № 17 села Архипо-Осиповка города-курорта Геленджик Кишиша Александра Владимировича «Радетель земли черноморской» (страницы из жизни писателя-краеведа С.И. Васюкова)» заняла II место в краевом этапе Конкурса и I место на всероссийском этапе Конкурса.

Работа учащихся МБОУ СОШ № 4 им. А.В. Суворова города-курорта Геленджик Кароян Фени, Пигалевой Екатерины, Романко Сергея «История геленджикского казачества (родословная семьи потомственного казака Петра Тимофеевича Больбата)» заняла III место в краевом этапе Конкурса.

В канун Дня архивов в архивном отделе широкой общественности были представлены уникальные документы, обнаруженные сотрудниками архива при проверке состояния дел фонда «Береговское почтово-телеграфное отделение» за 1919-1921 годы. Статистические данные почтового отделения были написаны на обороте других, более ранних документов, 1876-1916 годов, которые оказались востребованы и интересны не только для историков, но и для жителей города.

Также в этот день была презентована инсталляция «Город в лицах. Конец XIX- начало XX веков», которая была подготовлена из образов дореволюционных фотографий жителей города, - крестьян, мещан, купцов и дворян. Многие фотографии принесли потомки людей, проживавших в Геленджике сто и более лет назад. Возможность ознакомиться с этим проектом имеется у каждого посетителя архивного отдела.

В 2017 году был изготовлен стенд «Времен связующая нить» на 10 карманов для размещения подборок архивных документов. В течение года были подготовлены материалы для оформления 9 информационных стендов.

В августе текущего года сотрудники архивного отдела приняли участие в праздновании Дня города. Совместно в геленджикским краеведческим музеем была подготовлена фотовыставка «Геленджик: вчера и сегодня», на которой были представлены фотографии города начала XX и современные фотографии этих видов в таком же ракурсе. Фотовыставка была размещена на 4 переносных стендах в сквере около администрации города и вызвала большой интерес как жителей, так и гостей курорта.

В связи с популярностью фотовыставки было принято решение о ее размещении в школах города и проведении уроков кубановедения по представленным фотографиям. Так, на дату отчета было проведено 4 мероприятия.

По поручению главы муниципального образования город-курорт Геленджик был подготовлен альбом с фотографиями-экспонатами фотовыставки.

Также сотрудники архивного отдела принимали участие в таких мероприятиях, как «круглый стол» в Школе политического лидерства (февраль), День местного самоуправления (апрель), поисково-просветительская экспедиция «Имя Кубани», День города (август), межмуниципальное сотрудничество в рамках реализации соглашения о взаимодействии и сотрудничестве между муниципальными образованиями город Новороссийск и город-курорт Геленджик, презентация книг «Геленджик. 185 лет исторического пути», «Стремглав в голубую даль», проводили Дни открытых дверей в архиве (март, октябрь).

Всего пользователей архивной информации в 2017 году (с учетом поступивших запросов, без учета тиража газетных изданий и аудитории местного телевидения) – 4000 человек.

Регулярно обновлялась страница архивного отдела на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, куда вносилась информация о поступивших в архивный отдел фондах, публиковалась информация, отчеты о проводимых проверках состояния архивов, сохранности дел по личному составу организаций, статьи, написанные работниками архивного отдела, членами Геленджикского отделения РОИА.

Также в 2017 году на сайте стали доступны оцифрованные описи «Коллекции документов – документы по истории города-курорта Геленджик».

В 2017 году было 550 посещений этой страницы (в прошлом - 427).

Ниже приводится анализ поступивших в 2017 году запросов граждан с указанием в количественном отношении их направленности.

Всего поступило 2252 запросов, из них:

1. Социально-правовые запросы (по документам постоянного хранения) -1442; социально-правовые для ПФР– 773.

2. Тематические запросы: о представлении информации по
определенной проблеме, теме, событию, факту, в том числе биографические,-37.

Из них получено через МФЦ – 337 или 15 % от общего количества поступивших запросов.

Количество выданных в течение года по запросам архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов, всего - 4210.

При взаимодействии с МФЦ периодически отмечается некорректность заполнения заявлений, а именно: недостаточная четкость изложения сути вопроса, не всегда указываются хронологические рамки запрашиваемых сведений. Данные факты вынуждают сотрудников архивного отдела запрашивать дополнительную уточняющую информацию у заявителя. Специалистами архивного отдела данный вопрос решается посредством персональных консультаций специалистов МФЦ.

5. Организационная работа и правовое обеспечение

деятельности архивного отдела, кадровое обеспечение

В 2017 году изменений наименований структурных подразделений администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, и, соответственно, архивного отдела не осуществлялось. Действуют утвержденное в 2009 году Положение об архивном отделе и должностные инструкции работников архивного отдела, утвержденные постановлением администрации муниципального образования город-курорт Геленджик 18 апреля 2016 года №1211.

Работа по взаимодействию с органами местного самоуправления находится на должном уровне: взаимопонимание и помощь со стороны руководства администрации муниципального образования и ответственность, исполнительность и инициатива со стороны работников архивного отдела - основные критерии взаимодействия.

Куратором архивного отдела является Константинова Татьяна Павловна, первый заместитель главы муниципального образования город-курорт Геленджик. Она не только знает ежедневное положение дел в архивном отделе, но и является инициатором многих идей по вопросам пропаганды и использования документов архивного фонда.

Начальник архивного отдела участвует в плановых планерных совещаниях:

- при главе муниципального образования 2 раза в неделю: понедельник и суббота;

- у куратора, первого заместителя главы муниципального образования, 2 раза в неделю – понедельник и четверг;

- все работники архивного отдела участвуют в планерных совещаниях у куратора по мере необходимости.

С 2010 года распоряжением администрации муниципального образования утверждаются графики проверок делопроизводства и состояния ведомственных архивов в структурных подразделениях администрации, в состав комиссии входят работники архивного отдела. По результатам проверок принимается распоряжения об их результатах. В текущем году такой график утвержден распоряжением администрации муниципального образования город-курорт Геленджик от 26 января 2017 года № 6-р «О проверке делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации муниципального образования город-курорт в 2017 году».

Используются и другие формы взаимодействия с администрацией: участие специалистов архивного отдела в планерных совещаниях, проводимых в структурных подразделениях администрации, с разъяснениями вопросов архивного дела.

Готовится проект распоряжения администрации муниципального образования город-курорт Геленджик «Об утверждении графиков приема и упорядочения документов постоянного хранения от организаций- источников комплектования архивного отдела администрации муниципального образования город-курорт Геленджик в 2018 году».

С целью повышения качества предоставления муниципальных услуг было принято постановление администрации муниципального образования город-курорт Геленджик от 23 января 2017 года №140 «О внесении изменений в постановление администрации муниципального образования город-курорт Геленджик от 31 октября 2016 года № 3560 «Об утверждении административного регламента по предоставлению администрацией муниципального образования город-курорт Геленджик муниципальной услуги «Выдача архивной справки, архивной копии, архивной выписки по материалам архивного отдела администрации муниципального образования город-курорт Геленджик».

В соответствии с данным административным регламентом, учитывая специфику работы архивного отдела (при личном обращении заявки выполняются в основном в течение 3 дней), по согласованию с руководством администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, заявки на исполнение муниципальной услуги принимаются как через МФЦ, так и в приемные дни в архивном отделе.

Работа Геленджикского отделения РОИА проводилась в соответствии с планом работы на 2017 год.

По состоянию на отчетную дату в архивном отделе работают 3 человека, все являются муниципальными служащими.

Начальник архивного отдела

администрации муниципального

образования город-курорт Геленджик Ю.В. Колтунова

23.11.2017