Отчет по итогам 2016 года
о работе архивного отдела администрации муниципального образования
город-курорт Геленджик за 2016 год
Приоритетными направлениями в деятельности архивного отдела администрации муниципального образования город-курорт Геленджик в 2016 году являлись:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета:
принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;
соблюдение нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей, проведению цикличной проверки наличия и состояния документов на основе долгосрочных планов;
продолжение работы по ведению централизованного автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, представление в установленном порядке базы данных "Архивный фонд";
в сфере комплектования:
продолжение работы по формированию Архивного фонда муниципального образования город-курорт Геленджик, в том числе по комплектованию документами общественно-политических организаций, коллекциями и личными фондами, аудиовизуальными документами, видеодокументами, в том числе на электронных носителях;
оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций - источников комплектования;
организация работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций, по контролю за подготовкой документов к передаче на государственное хранение;
продолжение формирования баз данных (картотек) о местонахождении документов ликвидированных организаций;
участие в конкурсе "Лучшая опись – 2016" описей дел постоянного хранения управления социальной защиты населения министерства труда и социального развития Краснодарского края в городе-курорте Геленджике;
в сфере использования архивных документов:
участие в XI научно-практической конференции «Сохраним историю вместе» (г. Краснодар, 4 октября);
продолжение совместной работы с Геленджикским отделением РОИА, Геленджикским историко-краеведческим музеем, Геленджикским районным казачьим обществом по сбору, изучению и публикации документов об участии геленджичан в Первой мировой войне и Великой Отечественной войне;
совместно с управлением образования администрации муниципального образования город-курорт Геленджик проведение организационной работы по участию школьников в IV Всероссийском конкурсе юношеских учебно-исследовательских работ «Юный архивист»;
расширение доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации через сеть Интернет путем размещения на web-странице архивного отдела официального сайта администрации муниципального образования город-курорт Геленджик электронных описей и образов документов и фотографий;
увеличение доли архивных документов и информационно-поисковых систем к ним, переведенных в электронный формат и доступных в режиме удаленного доступа;
в сфере организационного и информационного обеспечения:
организация информационного взаимодействия с территориальными отделениями ПФР в целях обмена юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий;
продолжение внедрения в практику работы административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в области архивного дела;
информационное обеспечение (выставки, статьи, телепередачи и др.) мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами;
продолжение работы по обновлению раздела архивного отдела на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик;
проведение мероприятий, посвященных Дню архивов (март) и Дню работников архивной службы Краснодарского края (октябрь).
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
В 2016 году архивным отделом был проведен следующий комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов:
переплет и подшивка документов в количестве 101 ед. хр. (по плану – 100), в том числе 85 ед. хр. фонда № Р-9 «Исполнительный комитет Геленджикского городского Совета народных депутатов» и 16 ед. хр. - по личному составу фонда ОАО «Агропромкурортстрой»;
ремонт листов в количестве 51 в деле № 7 фонда № 206-Р «Администрация Архипо-Осиповского внутригородского округа» (план - 50);
восстановление угасающих текстов в количестве 21 листа, а именно: «Приложение к постановлению главы администрации г. Геленджика от 10.02.93г. № 303», «Приложение к постановлению главы администрации г. Геленджика от 10.02.93г. № 305» фонд №198-Р «Администрация муниципального образования город-курорт Геленджик», постановление № 211 главы администрации поселка Архипо-Осиповка (фонд № 206-Р «Администрация Архипо-Осиповского внутригородского округа») (план – 20);
проверка наличия и физического состояния документов:
- на бумажной основе (управленческой документации и документов по личному составу) – 2116 ед. хр. фонд №198-Р «Администрация муниципального образования город-курорт Геленджик» (по 2009 год включительно), 217 ед. хр. – фонд 322-л «Архипо-Осиповский пищекомбинат». Итого 2333 ед. хр. (план -1910);
- фотодокументов (позитивов) – 930 ед. хр. (план – 0);
- картонирование документов – 1708 ед. хр. (план – 720).
За 2016 год в базу данных «Архивный фонд» включены:
- записи о 4 новых фондах организаций-источников комплектования и ликвидированных организаций, сдавших документы на хранение в архивный отдел;
- информация об изменениях в составе действующих фондов в связи с приемом дел постоянного хранения и по личному составу.
Всего в базу данных «Архивный фонд» в 2016 году введена информация о 1715 ед.хран., в том числе информация о 4 новых фондах.
Общее количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета «Архивный фонд», по состоянию на 1 января 2017 года составляет 565 фондов, 39425 ед. хран., 599 описей постоянного хранения и по личному составу, общим объемом 679,5 Мб.
Консервационно-профилактическая обработка документов, реставрационные работы, создание страхового фонда, дезинфекция и дезинсекция документов из-за отсутствия необходимого оборудования, в 2016 году не планировалась и не проводилась.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций
По состоянию на 1 января 2017 года в списках источников комплектования архивного фонда муниципального образования город-курорт Геленджик значится 35 организаций. Одна организация (Центр зарубежных связей города-курорта Геленджик) согласно решению экспертно-проверочной комиссии министерства культуры Краснодарского края от 29 августа 2016 года № 8/2.2 была исключена из списка организаций источников-комплектования.
Архивным отделом был проведен следующий комплекс работ с организациями – источниками комплектования по формированию Архивного фонда Российской Федерации:
принято от организаций:
- управленческой документации - 573 ед.хран. (план - 510);
- документов коллекции по истории муниципального образования город-курорт Геленджик – 7 ед.хран. (план – 10);
- документов по личному составу – 1135 ед.хран. (план – 200);
- фотодокументов на традиционных носителях – 22 ед.хр. (план - 20);
- фотодокументов на электронных носителях – 68/7 ед. уч./ед.хр. (план – 50/1).
В составе принятой на хранение управленческой документации наибольший интерес представляют документы:
- фонда Р-198 «Администрация муниципального образования город-курорт Геленджик» за 2010 год. Общий объем принятых документов - 205 ед.хран. управленческой документации (нормативные правовые акты администрации, протоколы собраний, совещаний, постоянно-действующих комиссий, отчеты, справки, информация по различным направлениям деятельности администрации, о работе общественных формирований и т.д). К описи составлено обширное предисловие, где кратко приведены сведения о развитии муниципального образования город-курорт Геленджик, перечень наиболее значимых мероприятий, проведенных в 2010 году;
- фонда Р-214 «Коллекции по истории муниципального образования» в количестве 7 ед.хран. В опись №5 «Документы по состоянию и развитию экономики и общества в период социально-экономических реформ» вошли документы, отражающие социально-экономическое положение муниципального образования, анализ внешних условий, влияющих на социально-экономическое развитие города, а также анализ состояния ресурсного потенциала и внутренних условий развития города.
Качество научно-технической обработки поступивших документов хорошее, соответствует всем требованиям Правил работы архивов организаций.
Трудности в организации работы по комплектованию во всех источниках комплектования: текстовые документы, фотографии в текущем делопроизводстве существуют в электронном виде, в том числе и годовые отчеты, анализы. При комплектовании документами ведомственного архива приходится искать и распечатывать эти документы с электронных носителей.
В текущем году были разработаны «Методические рекомендации по упорядочению управленческих документов постоянного хранения и по личному составу», утвержденные протоколом экспертной комиссии администрации муниципального образования город-курорт Геленджик № 7 от 9 сентября 2016 года.
Продолжилось ведение ПК «Учреждения - источники комплектования», за 2016 год в программный комплекс были внесены изменения о количестве дел, находящихся на хранении в источниках комплектования.
В 2016 году было проведено описание и включение в состав Архивного фонда РФ (утверждение описей на ЭПК):
- 1769 ед.хран. управленческой документации организаций - источников комплектования (список организаций прилагается), что составляет 100% упорядочения (план – 850);
- 7 ед.хран. документов личного происхождения (коллекция документов по истории муниципального образования город-курорт Геленджик);
- 22 ед.хран. фотодокументов (план 20).
За период с января по декабрь 2016 года работниками архивного отдела (комплексные - совместно с работниками делопроизводственных служб администрации муниципального образования город-курорт Геленджик) было проведено всего 20 проверок организаций, из них: 10 комплексных, 10 тематических.
Комплексные проверки состояния делопроизводства и ведомственного архива в структурных подразделениях администрации были проведены на основании распоряжения администрации муниципального образования город-курорт Геленджик от 1 февраля 2016 года №9-р.
Цель проверок: сохранность документов постоянного срока хранения и по личному составу, состояния ведомственных архивов, оказание практической помощи по вопросам ведения архива.
Анализ результатов проверок показал, что состояние ведомственного хранения документов в организациях-источниках комплектования, в основном, соответствует требованиям «Основных правил работы архивов организаций».
По результатам проверки составлены акты, с которыми ознакомлены руководители проверенных организаций. В тех организациях, в которых были обнаружены нарушения основных требования ведения делопроизводства и архива, в течение 2016 года были проведены повторные проверки.
Все организации-источники комплектования имеют согласованные с архивным отделом номенклатуры дел, составленные с учетом введения в действие нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, и организаций, с указанием сроков хранения», положения об архивах и экспертных комиссиях организаций.
За 2016 год архивным отделом были согласованы 35 номенклатур дел организаций-источников комплектования и некоторых муниципальных учреждений.
Члены экспертных комиссий - организаций, источников комплектования архива приглашаются на обучающие семинары, которые проводят работники архивного отдела.
В 2016 году было проведено:
- 2 семинара для работников делопроизводственных служб организаций - источников комплектования архивного фонда по вопросам обеспечения сохранности документов ведомственного архива, составления номенклатуры дел с учетом нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных 25 августа 2010 года, по вопросам сохранности документов по личному составу.
Категория участников - ответственные за ведение делопроизводства и кадровую работу в организациях-источниках комплектования муниципального архива, организаций и предприятий города.
По состоянию на 1 декабря 2016 года составлены и представлены в архивный отдел паспорта всех 35 организаций - источников комплектования архивного отдела.
Для участия в краевом конкурсе «Лучшая опись-2016 года» направлена опись №3 управления социальной защиты населения министерства труда и социального развития Краснодарского края в городе-курорте Геленджике. Упорядочение документов на договорных началах архивным отделом не проводится.
Работа по сохранности документов по личному составу
За 2016 год было проверено 4 организации на предмет сохранности документов по личному составу, из них:
- находящихся в стадии наблюдения, - 0 организации;
- находящихся в стадии банкротства,– 4 организаций;
- действующих предприятий (комплексные проверки) – 0 организаций.
Это ООО «Крок», НУЗ «Санаторий «Солнечный» ОАО «РЖД», ОАО «Молзавод «Геленджикский», ПАО «Геленджик-Банк».
Утраты документов в проверенных организациях не обнаружено.
В электронной базе данных предприятий, с указанием юридического адреса нахождения, за 1992-2016 годы содержится информация о более чем 2000 предприятий и организаций города.
Архивным отделом проводится работа по актуализации этих сведений.
В вопросах сохранности документов по личному составу вызывают тревогу участившиеся случаи продажи здравниц, других организаций и предприятий без их ликвидации. Это ООО Санаторий «Черноморец», ЗАО Санаторий «Дружба-Геленджиккурортсервис», Обособленное структурное подразделение Геленджикский почтампт УВПС Краснодарского края – филиал ФГУП «Почты России».
3. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата
Для обеспечения доступа пользователям к архивным документам в 2016 году проводилась работа по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата.
За 2016 год в базу данных введена информация в объеме 343,34 Мб.
ИТОГО на 1 января 2016 года в базу данных введена информация в объеме 657,5 Мб.
В 2016 году была продолжена работа по сканированию архивных документов и фотографий и оцифровке описей фондов источников комплектования и по личному составу.
Сканирование документов проводилось на планетарном сканере – электронно-оптическом приборе для преобразования изображения в цифровую форму «OPTIMA-V А2» и поточном сканере Epson V 500.
Объем документов, переведенных в цифровой формат, за 2016 год составил: фотодокументов – 22 ед.хран, документов – 8 ед.хр (1695 листов).
Приоритетным направлением в работе архивного отдела на 2016 год оставалась работа по переводу в цифровой формат описей дел постоянного хранения и по личному составу.
На января 2017 года в архивном отделе числится: 111 описей управленческой документации, 481 опись по личному составу, 7 описей документов личного происхождения. Все описи в полном комплекте.
Всего за 2016 год оцифрованы:
- 29 годовых разделов описей постоянного хранения организаций - источников комплектования (340 л.);
- 4 описи по личному составу ликвидированных организаций (96 л.)
Всего на января 2017 года в цифровой формат переведены все 100 % описей архивного отдела:
- 111 описей дел постоянного срока хранения (4233 листа);
- 481 опись дел по личному составу ликвидированных предприятий (2072 листа).
С 2016 года работники архивного отдела пользуются как справочной базой для поиска необходимой информации только электронными описями.
В 2016 году в ПК «Учреждения – источники комплектования», на основании паспортов организаций-источников комплектования муниципального архива, внесены изменения за 2016 год.
Трудностей в пользовании ПК нет.
Новая каталогизация управленческой документации в 2016 году не проводилась в связи с ведением тематической электронной базы данных.
4. Предоставление информационных услуг и использование документов
С целью организации информационного взаимодействия по обмену документами социально-правового характера в электронном виде между территориальным отделением ПФР в городе-курорте Геленджике и архивным отделом заключено соглашение № 62 от 14 октября 2011 года «Об информационном взаимодействии между Управлением пенсионного фонда Российской Федерации (ГУ) в городе-курорте Геленджике и администрацией муниципального образования город-курорт Геленджик».
По электронной почте VIPNet (деловая почта) от Геленджикского отделения ПФР за 2016 год поступило всего 89 запросов, большая часть из них из Геленджикского отделения ПФР.
В этом разделе работы хочется отметить проводимые по инициативе руководства администрации муниципального образования город-курорт Геленджик регулярные ознакомительные экскурсии (посещение выставок) в архивный отдел школьников старших классов и студентов учебных заведений муниципального образования город-курорт Геленджик с целью знакомства с работой администрации, в том числе архивного отдела.
Все экскурсии освещаются в городских телепрограммах, печатных и электронных средствах массовой информации
В 2016 году в архивном отделе продолжала работу интерактивная выставка по документам фотофонда «Геленджик - сквозь время полет». Посредством интерактивного телеэкрана проводится демонстрация подборок фотографий старого (дореволюционного, довоенного) и современного Геленджика.
С июня 2016 года на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик функционирует виртуальная выставка архивных документов, состоящая из пяти экспозиций. Каждая экспозиция представляет собой подборку архивных документов по истории Геленджика и об известных геленджичанах. По мере выявления документов, представляющих интерес для широкого круга граждан, выставка пополняется новыми разделами.
Были проведены:
- 2 семинара (с сотрудниками МФЦ и с учителями предмета «Кубановедение»);
- 1 лекция по истории Геленджика в предвоенные годы, а именно: о жизни рядовых жителей в контексте событий мировой истории;
- 8 экскурсий школьников.
Всего пользователей архивной информации (с учетом поступивших запросов, без учета тиража газетных изданий и аудитории местного телевидения) – 7335 человек.
Регулярно обновляется страница архивного отдела на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, куда вносится информация о поступивших в архивный отдел фондах, публикуются информация, отчеты о проводимых проверках состояния архивов, сохранности дел по личному составу организаций, статьи, написанные работниками архивного отдела, членами Геленджикского отделения РОИА.
Также на сайте доступны оцифрованные описи «Коллекции документов – знатные люди города-курорта Геленджик».
В 2016 году было 427 посещений этой страницы.
Ниже приводится анализ поступивших в 2016 году запросов граждан с указанием в количественном отношении их направленности:
Всего поступило 2156 запросов, из них:
1. Социально-правовые запросы (по документам постоянного хранения) -1333; социально-правовые для ПФР– 783.
2. Тематические запросы: о представлении информации по
определенной проблеме, теме, событию, факту, в том числе биографические –23.
3. Генеалогические запросы – 17.
Из них получено через МФЦ – 349 или 17 % от общего количества поступивших запросов.
Количество выданных в течение года по запросам архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов, всего - 4129, в том числе 568 через МФЦ.
Кроме того, архивным отделом выдано более 8000 экз. копий этих документов, (заявителям предоставляется по 2-3 экземпляра запрашиваемых документов). Все запросы граждан были исполнены в срок до 14 дней.
При взаимодействии с МФЦ периодически отмечается некорректность заполнения заявлений, а именно: недостаточная четкость изложения сути вопроса, не всегда указываются хронологические рамки запрашиваемых сведений. Данные факты вынуждают сотрудников архивного отдела запрашивать дополнительную уточняющую информацию у заявителя. Специалистами Архивного отдела данный вопрос решается посредством системного обучения специалистов МФЦ.
5. Организационная работа и правовое обеспечение деятельности архивного отдела, кадровое обеспечение
В 2016 году изменений наименований структурных подразделений администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, и, соответственно, архивного отдела не было. Действуют утвержденные в 2009 году Положение об архивном отделе и должностные инструкции работников.
Работа по взаимодействию с органами местного самоуправления находится на должном уровне: взаимопонимание и помощь со стороны руководства администрации муниципального образования и ответственность, исполнительность и инициатива со стороны работников архивного - основной критерий взаимодействия.
Куратором архивного отдела является Константинова Татьяна Павловна, первый заместитель главы муниципального образования город-курорт Геленджик. Она не только знает ежедневное положение дел в архивном отделе, но является инициатором многих идей по вопросам пропаганды и использования документов архивного фонда.
Начальник архивного отдела участвует в плановых планерных совещаниях:
- при главе муниципального образования 2 раза в неделю: понедельник и суббота;
- у куратора, первого заместителя главы муниципального образования, 2 раза в неделю – понедельник и четверг;
- все работники архивного отдела участвуют в планерных совещаниях у куратора по мере необходимости.
С 2010 года распоряжением администрации муниципального образования утверждаются графики проверок делопроизводства и состояния ведомственных архивов в структурных подразделениях администрации, в состав комиссии входят работники архивного отдела. По результатам проверок принимается распоряжения об их результатах.
Используются и другие формы взаимодействия с администрацией:
- участие специалистов архивного отдела в планерных совещаниях, проводимых в структурных подразделениях администрации, с разъяснениями вопросов архивного дела.
В 2016 году принят 1 правовой акт администрации муниципального образования город-курорт Геленджик по вопросам развития архивного дела:
- распоряжение администрации муниципального образования город-курорт Геленджик от 1 февраля 2016 года № 9-р «О проверке делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации муниципального образования город-курорт в 2016 году».
Постановлением администрации муниципального образования город-курорт Геленджик от 31 ноября 2016 года №3560 «Об утверждении административного регламента по предоставлению администрацией муниципального образования город-курорт Геленджик муниципальной услуги «Выдача архивной справки, архивной копии, архивной выписки по материалам архивного отдела администрации муниципального образования город-курорт Геленджик» был утвержден новый Регламент с целью повышения качества предоставления муниципальных услуг.
В соответствии с Регламентом, учитывая специфику работы архивного отдела (при личном обращении заявки выполняются в основном в течение 3-х дней), по согласованию с руководством администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, заявки на исполнение муниципальной услуги принимаются как через МФЦ, так и в приемные дни в архивном отделе.
В честь профессиональных праздников архивной службы Кубани 4 октября и Дня архивов 10 марта было проведено 2 встречи: с учащимися МБУ ДО «Росток» (направления «В соавторстве с историей», «Юные экскурсоводы») и с ветеранами архивной службы Геленджика.
Работа Геленджикского отделения РОИА проводилась в соответствии с планом работы на 2016 год.
По состоянию на 1 января 2017 года в архивном отделе работают 3 человека, все являются муниципальными служащими.
Начальник архивного отдела
администрации муниципального
образования город-курорт Геленджик Ю.В. Колтунова
8 декабря 2016 года