Электронные трудовые книжки

04.02.2020 1 января 2020 года вступили в силу Федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" и № 436-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".
    Изменения законодательства внесены в целях реализации федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации". Предполагается, что принятыми поправками повысят уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, упростят процедуру трудоустройства для работников в части взаимодействия с кадровой службой работодателя, снизят издержки работодателя и работников, связанные с трудоустройством.
    Внесенными изменениями законодательства установлена альтернатива бумажной трудовой книжке – ее электронный формат. Регламентирован порядок формирования сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде.
Что нужно сделать работодателям в 2020 году в связи с вступив-шими в силу изменениями?
    Не позднее 30 июня 2020 года работодателям необходимо уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в установленном порядке сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ в бумажном виде или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ в электронном виде.
     Работники, получив уведомление, до конца 2020 года, подают работодателям заявление о продолжении ведения трудовых книжек в бумажном виде или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
    Для работодателей необходимо провести комплекс мероприятий, включающих в себя внесение изменений в соглашения и коллективные договоры, принятие (изменение) локальных нормативных актов, обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР).
    Если работник выберет электронный формат ведения трудовой книжки, то работодатель с 1 января 2021 года, выдает трудовую книжку на руки работнику, и освобождается от ответственности за ее ведение, хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в силу ст. 66.1 ТК РФ.
    Если работник выберет бумажный вариант ведения трудовой книжки, то работодателю все равно придется передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР. Таким образом, право на оба формата ведения трудовой книжки сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.
    Для лиц, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года , предусмотрено ведение сведений о трудовой деятельности только в электронном виде. Трудовая книжка указанным работникам оформляться не будет.
    Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом ведется трудовая книжка работника) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)):
•    в период работы – не позднее 3-х рабочих дней со дня обращения работника;
•    при увольнении – в день прекращения трудового договора
    Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:
•    у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
•    в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
•    в ПФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
•    с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Взаимодействие работодателей с Пенсионным фондом
    С учетом поправок, внесенных в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Федеральный закон № 27-ФЗ), он не только устанавливает правовую основу и принципы организации индивидуального (персонифицированного) учета сведений, но и действует в отношении учета сведений о трудовой деятельности.
    Статья 1 Федерального закона № 27-ФЗ, в которой раскрываются ос-новные понятия, дополнена абз. 11. Установлено, что раздел «Сведения о трудовой деятельности» – это раздел индивидуального лицевого счета, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении. В целях применения Федерального закона № 27-ФЗ в части формирования сведений о трудовой деятельности под трудовой деятельностью понимаются периоды работы по трудовому договору, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы, а также в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц иные периоды профессиональной служебной деятельности.
В разделе «Сведения о трудовой деятельности» (п. 2.1 ст. 6 Федерального закона № 27-ФЗ в новой редакции) указываются:
•    Место работы: наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание для изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя), регистрационный номер страхователя;
•     Сведения о выполняемой работе и периодах работы: сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник; трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой сотруднику работы); сведения о переводе на другую постоянную работу; сведения об увольнении, основаниях и причинах прекращения трудовых отношений; реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
•    Информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ
    В соответствии с новым п. 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ страхователь должен предоставлять следующие сведения о работающих у него зарегистрированных лицах в случае приема на работу, перевода на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо предоставлении страхователем таким лицам сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ: страховой номер индивидуального лицевого счета; фамилию, имя, отчество; сведения о трудовой деятельности, предусмотренные п. 2.1 ст. 6 Федерального закона № 27-ФЗ.
    Сведения, установленные в п. 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ, предоставляются:
    С 1 января 2020 года:
    Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приема на работу, перевода на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о выборе формата трудовой книжки.
    При предоставлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
    При отсутствии у зарегистрированного лица перечисленных случаев сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо предоставляются не позднее 15 февраля 2021 года.
    С 1 января 2021 года:
    В случае перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о выборе формата трудовой книжки – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления.
    В случае приема на работу и увольнения зарегистрированного лица – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Файл:  Загрузить